★オンライン会議は盛り上がらない

社内会議をオンラインでやることが一般的になってきました。しかし、対面で行う会議に比べてオンライン会議は話しにくいし、黙っている時間が長くて盛り上がらない、と思っている人は多いのではないでしょうか。日本全体の生産性を向上させるためには、会議などの時間の有効活用が重要なカギになります。そういう意味で、効率的・効果的なオンライン会議の開催は会社にとって重要なテーマと言えるでしょう。では、どうすればオンライン会議を今よりも効果のあるものにできるのでしょうか。

★オンラインでも大切なのは「場作り」

オンライン会議が今一つ盛り上がらない理由は、参加者の気持ちの問題だと思っています。大概の人は自宅または会議室など自分１人しかいない場所から会議に参加しています。プライベートな空間ですので対面会議よりもリラックスしています。従って、面白くないと感じると簡単に集中力をなくしてしまうのです。また、パソコンを見ている状態はテレビを見ているのと同じ感覚になります。参加者というよりも視聴者という意識になりがちです。これらのことから積極的に参加しよう、進んで発言しようという気持ちは薄くなってしまうのです。

なので、オンライン会議で何よりも大切なことは、参加者が意識的に「場作り」をするということです。そして、その「場作り」のために有効なことは、他のメンバーの話を聞いている時、発言者に積極的にリアクションを返す、ということです。

★話を聞きながらうなずく

まず意識したいのは、オンライン会議でカメラをオンにした時は、発言に対してうなずいたり、少し考えるような表情をする、ということです。つまり、意識的にリアクションをするということです。カメラをオンにすると発言者には参加者の顔の表情が見えます。その時、参加者が無表情だったりネットサーフィンでもしていて聞いていないという風だと、とても話しにくくなります。
なので、発言者が話しやすいように、あなたの話を聞いていますよ、というリアクションを、大げさなくらいにするようにしましょう。なるほど、と思うのならうなずきながら聞く。疑問があるのなら、少し上を見て「う～ん」と考える様子を見せる、など。そうすると、発言者はちゃんと聞いてくれているな、と安心して話しができます。また、司会者も「皆さんうなずいていますね」「Ｓさんは少し疑問を感じているようですが」などと言えるので、ミーティングを進行しやすくなります。

★あいづちを打つ、チャットを使う

一方で、オンライン会議では通信環境がよくないなどの理由でカメラをオフにしていることもあります。その際はできればマイクをオンにしてあいづちを入れるといいでしょう。「うん」「なるほど」「ああ～」など。大勢が参加しているミーティングでは個々の参加者があいづちを打つことは難しいでしょうから司会者があいづちを入れるといいでしょう。これをすると発言は格段にしやすくなります。
そうは言っても周囲の余計な音が入るのでマイクをオンにできないことも多いでしょう。その場合は、チャットに「ＯＫ！」「なるほど～」など書き込むのも用でしょう。あいづちよりも多少確認しにくいですが、なにもリアクションがないよりははるかに話しやすくなります。

ところであいづちやチャットについて注意点があります。
あいづちは、「聞いてるよ！」というリアクションをすることで話しやすくするということが目的です。なので「え～？」「ホント？」「そうかなぁ」「いやいや」など否定的なあいづちは控えるべきです。こうしたあいづちを打つと発言者が途端に話しにくくなってしまいます。カメラをオフにしている時には、発言に疑問があっても、最後まで発言を聞いてから質問した方が感情的な対立が生じなくてすみます。質問する際も、「とても前向きなお話でいいと思います。よりきちんと理解したいので確認してもいいですか？」というように、まず相手の話を肯定してから確認という形で質問するとよいでしょう。

オンライン会議では、参加者同士が配慮し合うことで対面の会議以上に効果的な会議ができますので、ぜひ意識してみてください。

★コミュニケーション全般について体験的に学びませんか？

今回はオンライン会議をテーマにお話をしましたが、上に述べたことは対面でのコミュニケーションでも有効なことばかりです。対面でもオンラインでもコミュニケーションを取る場合は、その「場作り」がとても大切です。その際のキーワードは「相手ありき」です。日本話し方センターのベーシックコースや２日間集中セミナーでは、この「相手ありき」の考え方をベースにコミュニケーションの取り方を徹底的にトレーニングしています。その実際を無料体験教室に参加してご確認ください。